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合同签订过程中的注意事项
1、合同签署前应仔细检查、核对合同各条款,确保所签署版本是后定稿版本。
2、在正式签署的合同文本中,应尽量避免过多空白,以避免少数不诚信的单位在合同签署过程中擅自增加合同的内容。
3、公司与对方单位拟签订的合同,一般应先交由对方单位签名盖章,然后再由公司签名盖章。本方应要求对方盖章时使用公章或合同章,不得接受其他形式的(如业务章、章、部门章)在合同上盖章。
4、为避免少数不诚信的单位在合同签署过程中擅自更换合同的内容,合同签署时双方都应盖骑缝章。
5、除非对方单位法定代表人亲自签署合同,其他授权代表签署合同必须提供加盖公司公章和法定代表人签名的授权书。属重大合同的,即使是对方法定代表人签署,也应要求对方提供其董事会批准及授权的决议。
(营业执照和签署人复印件)
6、为防范经济合同的风险,对方代表在合同上签名时,应由本方经办人员见证其亲笔签名,签名人员的复印件应留底备存。
7、合同经双方签字、盖章后,按法律法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证、批准手续的,应及时办理。
通知条款
“通知”是某些行为发生法律效力的前提,比如质量异议、债权转让、解除合同等。通知的方式很重要,实践*多是口头通知,从法律角度来讲,口头通知虽然便捷,但恰恰暴露出其很难举证以及口说无凭的弱点。因此,当事人在履行通知或告知义务时,避免采取口头方式,要采取书面形式或双方当事人确定的其他方式。比如邮寄特快专递(EMS)、信时,要在信封的封面一式四联的粘连单的备注栏上,通知的主题及简要内容,或者将通知书一式两份请邮局负责接单的人员在自己留存的那一份上签章或签名,以确认所发送的通知内容。另外,也可以请公证现场公证发送通知的行为和通知的内容等等,以此来自己履行了通知的义务和所通知的内容。如果采用传真的方式通知,应当在合同中或另行达成通知协议约定相应的传真号码,是加盖对方之后再传真。如果采用电子邮件的方式通知,应当在合同中或另行达成通知协议约定相应的邮件。
审查义务是否明确
合同中的义务不明确,会严重影响交易安全以及交易结果的可预见性,这类问题主要体现在条款的内容不明确、外延不恰当以及条款之间的搭配不当,关键用词模拟两可等。在这种情况下,律师对企业合同进行审查的过程就是对其义务进行明确化的过程。
(一)义务不明确的原因
义务不明确与思维习惯、知识体系有关,也与重视细心程度、约定采用的方式不得法等有关。首先是基本义务未约定而产生的不明确。例如,“如一方违约,将承担由此给另一方造成的所有损失”,这句话看似有用实则没有任何可操作性,因为就算没有写进合同,守约方也可以追究违约方的责任。又如在承揽合同中约定:“每逾期交货,承揽方需承担总加工费的0.5%的违约金;定做方逾期支付加工费的,每逾期需承担所欠款项0.5%的违约金。”这看似没有问题,对双方也公平,但是对交货时间和付款时间并没有约定,造成事实上的逾期难以认定。因此,律师在审查该类合同时都要提醒合同主体将该条明确化。其次是文字表述或约定不当而产生的不明确。作者曾经代理一宗买卖合同纠纷案件,该案中买卖双方前后签订了两份合同,两份合同大部分内容一致,但是,关于延迟交货违约金数额,一份合同约定为该批货物总价款的万分之一/日,另一份合同约定为该批货物总价款的万分之五/日,在法庭上,关于延迟交货违约金的数额,自然产生争议。后是对义务的约定过于简单,不能涵盖大部分甚至所有的可能性,从而导致处置条款对于一些可能发生的行为没有进行约定,由此引发义务不明确。如在货物买卖合同中,只约定了由乙方(卖家)负责运输,但没有约定装卸货由哪方负责,一旦在装卸货过程中发生货损,赔偿责任由哪方承担将成为争议的焦点。
(二)明确义务的方法
首先,要明确违约责任的内容。明确违约责任的范围,包括在合同中穷尽可能违约的具体情形以及构成具体损失的计算事项,如应将违约方可能造成损失的内容包括实际损失、可得利益、费用(包括律师费、公证费、诉讼费、差旅费等)等写进合同,将来发生纠纷才能依照约定承担责任。其次,要明确违约金的计算方式,具体是按损失的百分比来计算还是按日计算或者其他方式,必须予以明确。例如在民间借贷合同中要明确利率多少。后,要增加必要的合同附件。合同附件主要是质量、标准、**、资质证书、说明等。这些内容因为太多、太具体一般不便于在合同中直接表述,需要以附件的形式予以体现。在签订合同时如有附件,建议将附件清单明确写入合同正文,这样在签订合同时相当于将附件一并签订,且在签订合同时就将附件附在合同正文后面并加盖或者签字予以确认。
沟通与反馈机制
在合同审查过程中,存在一个非常普遍的现象,在我们将合同审查意见发给客户以后,客户往往没有回音,这是否表示客户完全认可了我们修订的合同呢?其实并非如此,很多客户只是想当然认为,只要是律师审查过的合同,就没有问题。这是一种误解,合同审查意见只是律师提出的方案、建议,其是否满足实际需要,仍需要与客户确认。为避免发生客户不看终审稿的这种情况,律师在审查合同时,对于需要客户注意的事项都要以书面方式予以提醒注意,并对重点交易程序、内容通过电话联系并确认。在完成合同审查后,与具体经办人及时沟通,请客户的决策层过目后,就分歧点与客户充分讨论后,决定是否予以修订。这样做既是对客户负责,也可以减少律师的执业风险。
质量条款
我国现行的产品质量标准分为国家标准、行业标准、地方标准和经备案的企业标准。凡有国家标准和行业标准的,合同中应当采用;没有上述标准的可以采用地方标准、企业标准。对此,合同中应当写明质量标准的执行代号、编号和标准名称。商品没有质量标准的,双方可以约定质量标准,但约定的标准要能满足实际的需要,且不能违反法律法规的强制性规定,同时应认真审查合同中约定的标准和客户的需求是否一致。如果合同中没有约定质量标准,在**实践中,通常会按照社会上同类产品的一般质量标准或该种类产品应当具备的一般性能来认定合同的质量标准,这样对涉诉双方都会有一定的诉讼风险。
另外,也可采用封存样品的方式对质量加以确定,并在合同中对样品的质量予以说明。作为买受人,在合同中要排除样品中的“隐蔽瑕疵”,可以约定当封存的样品有“隐蔽瑕疵”时,按照同种类物的通常标准或满足买受人需求的质量标准执行。同时,在合同中应当写明是以样品来确定标的物的质量标准,或者写明“凭样品买卖”。
合同审查各方、义务条款的设置
合同应当具有公平性与可操作性,而公平性与可操作性集中体现在合同各方与义务的条款的设置中。所谓合同的公平性是指合同双方与义务要相对平衡。过分强调一方的、忽略合同相对方的利益的合同,要么得不到签署,要么“显失公平”。可操作性是合同得以有效利用、完成交易和实现利益均衡的具体**,尤其是建设工程、房地产开发等履行周期长、影响因素多、风险较大的合同,切实地贯彻可操作性原则,尤显重要。实践中,大量的合同缺乏可操作性,具体表现在:对合同各方的规定过于抽象;对合同各方的义务规定不明确、不具体;虽对各方的义务做了详细规定但却没有具体操作程序条款,或对此规定不清等等。